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QUAL SISTEMA DE ERP ESCOLHER?

Thu, 10 Sep 2020 13:46:11 -0300

A utilização de sistemas ERP, em geral, está na lista de desejos dos executivos, independente do porte da empresa, mas a sua adoção não é decisão simples, em vista de tudo o que envolve a seleção e implementação desse tipo de sistema (MEDEIROS, 2007).

Temos algumas razões que levam à adoção de sistemas ERP, segundo Colangelo Filho (2001):

Negócio, motivado pela competitividade do mercado e a consequente necessidade de redução de custos e aumento, ou pelo menos, garantia da margem de lucro;

Legislação, que gera obrigações sujeitas a penalizações;

Tecnologia, que evolui constantemente, acelerando a obsolescência do parque tecnológico que a empresa tem em uso.

Há também empresas que buscam elevar o nível da informação executiva visando melhorar o processo de tomada de decisão, melhorar o controle financeiro, a gestão dos pedidos, redução do inventário e tentar estar alinhadas às exigências das empresas com as quais pretendem se relacionar (COLANGELO FILHO, 2001; LENNY KOH; SIMPSON, 2005; SUBBA RAO, 2000).

A escolha de um ERP é uma decisão complexa, tendo em vista que implica em ser assertivo na solução que seja mais aderente aos objetivos do negócio e às suas necessidades operacionais e que, ainda venha a resultar em maior controle, maior eficiência e consequentemente maior valor agregado.

Como fruto da minha experiência e de estudos que realizo tenho adotado como base o modelo proposto pelos pesquisadores Mendes e Escrivão Filho, porque o considero mais completo, por abranger a seleção,a aquisição e a implementação de sistemas ERP.

Originalmente este modelo foi proposto para pequenas e médias empresas, mas eu o considero totalmente aplicável a qualquer porte de empresa, por ser bem abrangente, cobrindo atividades que vão desde a avaliação da necessidade que a empresa tem em relação à adoção de um sistema ERP, até a sua utilização, passando naturalmente pelas atividades intermediárias, que envolvem a seleção, a implementação, a conscientização e treinamento.

Parte		Etapa		Descrição
A	Avaliação sobre a necessidade de ERP: consiste em analisar a situação atual e identificar como o sistema pode contribuir para solucionar seus problemas organizacionais.	1	Análise da situação atual	Reflete e discute sobre os pontos fortes e fracos da empresa.
		2	Análise conceitual do ERP	Estudo imparcial sobre os sistemas, sem focar uma solução específica e sem contatar consultorias.
		3	Análise do ERP como solução	Confronto conceitual e genérico do sistema com os pontos fortes e fracos da empresa.
B	Seleção e adequação: comporta a análise e verificação da adequação de funcionalidades dos sistemas integrados às necessidades da empresa.	4	Análise dos processos da empresa	Revisão dos processos para avaliar a necessidade de customização, adaptações e modificações no sistema.
		5	Seleção do sistema	Análise dos sistemas disponíveis no mercado pela avaliação de suas características técnicas.
		6	Adequação	Comparação entre as funcionalidades e processos do sistema e as necessidades organizacionais.
		7	Análise de custo	Identificação dos itens de custo: customizações, consultorias, hardware e manutenção.
C	Implantação do sistema integrado: consiste em planejar as atividades de implantação e gerenciar a execução destas atividades.	8	Definição da equipe de implantação	Constituída por funcionários experientes tecnicamente em implantação de sistemas e no negócio da empresa.
		9	Planejamento das atividades de implantação	Estabelecimento do espaço do projeto e o tempo necessário para a execução. Definição dos módulos a serem implantados, ordem de implantação, responsabilidades e planos de contingência.
		10	Implantação dos módulos do sistema	Parametrização e/ou customizações, de acordo com a adequação prevista na parte B
D	Conscientização e treinamento: têm como meta reduzir a resistência e esclarecer as mudanças organizacionais introduzidas na empresa.	11	Palestras e seminários de conscientização	Esclarecimento aos envolvidos sobre o sistema mudanças introduzidas, importância organizacional, implicações sobre má utilização e relevância do seu papel.
		12	Treinamento gerencial	Para a alta administração e o corpo gerencial, focando aspectos e possibilidades gerenciais do sistema.
		13	Treinamento operacional	Realizado por área da empresa, focando os módulos específicos.
E	Utilização: consiste na fase de uso do sistema ERP.	14	Identificação de modificações no sistema	Identificação de mudanças e atualizações das regras de negócio com o passar do tempo.
E	Utilização: consiste na fase de uso do sistema ERP.	15	Feedback	Observação se as modificações necessárias para atender as mudanças nas regras de negócio são simples ou exigem novos desenvolvimentos com nova aplicação do roteiro.
Fonte: “Adaptado de” Mendes e Escrivão Filho (2007)

Escrito por: Antonio Morales Filho
Professor Me. e Sócio Diretor da Empresa UltraCon - Consultoria em TI.
Acesse: www.ultracon.com.br.

AS PRINCIPAIS FALHAS NO PROCESSO DE IMPLEMENTAÇÃO DE SISTEMAS ERP QUE SUA EMPRESA DEVE EVITAR

Thu, 06 Aug 2020 10:33:12 -0300

O processo de implementação de ERP é um velho conhecido dos que já passaram por essa experiência e que podem alertar sobre algumas falhas importantes , com base em casos reais, que são possíveis de ocorrer tanto pelo lado do cliente como pelo lado das consultorias , como também no processo de venda dos softwares.

As falhas pelo lado do cliente podem ter início na falta de planejamento, devido à pouca maturidade de muitas empresas para adotar e implementar um ERP, principalmente se forem pequenas ou médias . A implementação deve seguir passoscorretos em uma ordem lógica, porém há um ponto básico onde tudo começa que se refere à definição dos processos e suas regras de negócio. Ainda que os passos sejam seguidos corretamente, a gestão do projeto pode ser outro ponto de falha, se não for bem conduzida.

Pelo lado das consultorias, as falhas têm início na escolha dos consultores que atuarão no projeto, que por uma questão de custo, acabam por negligenciar no nível de conhecimento destes e consequentemente na qualidade do resultado. Consultores inexperientes dão soluções muitas vezes não nativas dos sistemas, levando o cliente a ter maiores custos, decorrentes de desenvolvimentos desnecessários, que poderiam ser solucionados na forma standard do sistema.

O processo de venda também responde por parte das falhas. Um bom vendedor, sem que necessite faltar com a verdade, pode afirmar na quase totalidade das vezes, que o software que está vendendo faz tudo o que o cliente necessita, mas deixa de entrar nomérito se faz como o cliente necessita, até porque esta pergunta, muitas vezes, não é feita pelo cliente (VIJAYAN, 2010).

Um cuidado que se deve ter na escolha de um ERP é de não considerá-lo como sendo a “bala de prata” para os problemas da organização, porque isto realmente não existe (CALOGERO, 2000).

Escrito por: Antonio Morales Filho, Professor Me. e Sócio Diretor da Empresa UltraCon

- Consultoria em TI. Acesse: www.ultracon.com.br.

SISTEMAS ERP EM PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS

Sat, 25 May 2019 08:56:02 -0300

Não existe “bala de prata” para os problemas da Organização –

Pequenas e médias empresas (PME) são importantes na economia de muitos países. Para ser considerada PME, uma empresa deve apresentar faturamento bruto anual dentre as seguintes faixas de valores: – pequenas, de 360 mil a 4,8 milhões de reais; – médias, acima de 4,8 milhões a 300 milhões de reais (BNDES, 2019). As PME representam no Brasil 27% do Produto Interno Bruto – PIB e aproximadamente 52% do emprego formal (SEBRAE, 2019). São consideradas um desafio para implementação de tecnologias da informação, como por exemplo, o Enterprise Resource Planning (ERP), devido às limitações que enfrentam, sejam elas de caráter financeiro ou de estrutura organizacional. Com relação às limitações financeiras, as soluções em nuvem podem ser uma opção interessante às PME, devido a não necessidade de investimento em infraestrutura de computadores e redes.Como muitas outras tecnologias inovadoras, os sistemas ERP foram implementados inicialmente nas organizações de grande porte, mas com a saturação do mercado das grandes empresas, os fornecedores têm voltado seus esforços para as PME, com ofertas mais atraentes e, mais recentemente, com tecnologia em nuvem, oferecendo os ERP na forma de serviço.

Com o decorrer dos anos tem-se obtido maior conhecimento dos Fatores Críticos de Sucesso (FCS), o que provê às organizações um melhor processo de implementação de seus projetos de ERP. Apesar de existirem estudos sobre a implementação de ERP, a implementação em pequenas e médias empresas carece de mais aprofundamento.

Antes dos sistemas ERP existirem, os processos e os dados estavam espalhados por diversos sistemas de informação, ou seja, as empresas possuíam sistemas diferentes para fazer a gestão de compras, de produção, de recursos humanos, da contabilidade e o pior, cada um com sua própria base de dados. Essa fragmentação era apontada como uma razão para atrasos e distorções das informações. A integração dos processos pela tecnologia da informação se dá por meio dos sistemas ERP, que integram muitos tipos de informações a partir de um único banco de dados.

O mercado de ERP, no mundo, é significativo e tem apresentado crescimento considerável nos últimos anos, segundo as publicações das empresas fabricantes. Uma pesquisa divulgada pelo instituto IDC, revelou que as pequenas e médias empresas, localizadas no interior dos estados, têm buscado profissionalizar sua gestão. Essas empresas teriam como principal objetivo a redução de custos com processos manuais e um melhor nível de qualidade das informações, com mais agilidade e assertividade, além de passarem a conhecer melhor seus clientes. Com a informatização de seus processos, as PME podem atender melhor algumas exigências legais e também as exigências das grandes empresas, para as quais forneçam ou pretendam fornecer seus produtos e serviços.

A utilização de sistemas ERP, em geral, está na lista de desejos dos executivos, independente do porte da empresa, mas a sua adoção não é uma decisão simples, em vista de tudo o que envolve a seleção e implementação desse tipo de sistema.

Diferentes razões levam à adoção de um ERP, independente do tamanho da empresa. Dentre elas estão:

Eficiência organizacional, visando redução de custos;
Concorrência;
Legislação, que gera obrigações sujeitas a penalizações;
Obsolescência do parque tecnológico que a empresa tem em uso.
Padronização de processos.
Limitações dos sistemas legados em relação ao crescimento da empresa.

O tamanho da empresa tem relação direta com a sua complexidade organizacional, fato que deve ser levado em conta na adoção de um sistema ERP, procurando-se a forma de implementação que seja mais adequada para cada situação. No caso das PME, a menor complexidade pode ser um fator facilitador à implementação de ERP, frente a muitas outras limitações.

O processo de implementação de ERP é um velho conhecido dos que já passaram por essa experiência e pode alertar sobre algumas falhas importantes, com base em casos reais, que podem ocorrer tanto pelo lado do cliente como pelo lado das consultorias, como também no processo de venda dos softwares. Sistema ERP não pode ser considerado a “bala de prata” para os problemas da organização, porque isto realmente não existe.

Portanto, prepare as pessoas da sua empresa, conhecendo os processos e regras de negócio, suas limitações, seus requisitos e tudo mais que envolve um projeto de implementação de ERP, para que o seu projeto seja um sucesso de curto prazo, sob a ótica de escopo, prazo e custo, e de longo prazo no que se refere aos benefícios alcançados com a sua utilização.

Antonio Morales Filho

Sócio Diretor da UltraCon Consultoria

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